Học viện Quản lý Giáo dục chỉ ra những tố chất cần có của sinh viên ngành Quản trị văn phòng
GDVN - Sau khi tốt nghiệp, cử nhân ngành Quản trị văn phòng có thể đảm nhiệm nhiều vị trí trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Trong bối cảnh kinh tế phát triển và doanh nghiệp ngày càng mở rộng hoạt động, ngành Quản trị văn phòng luôn nằm trong nhóm ngành có sức hút lớn đối với thí sinh nhờ cơ hội việc làm đa dạng và nhu cầu nhân lực cao. Đây cũng là lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực có khả năng tổ chức, điều hành và phát triển hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
Đào tạo Quản trị văn phòng gắn với thực tiễn và nhu cầu thị trường lao động
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc - Chủ nhiệm Bộ môn Quản trị văn phòng, Khoa Quản lý, Học viện Quản lý giáo dục cho biết: Trong bối cảnh kỷ nguyên số, ngành Quản trị văn phòng không còn chỉ gắn với những công việc hành chính mang tính thụ động. Đây là lĩnh vực khoa học nghiên cứu về thiết kế, tổ chức và tối ưu hóa hệ thống vận hành trong cơ quan, tổ chức, đóng vai trò như “bộ não” tham mưu, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành và quản trị.
Hiện nay, nhu cầu nhân lực ngành Quản trị văn phòng được đánh giá rất lớn và có xu hướng tiếp tục gia tăng. Văn phòng là bộ phận “xương sống” trong mọi loại hình tổ chức, từ cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp đang hoạt động. Đây là nơi tiếp nhận, xử lý thông tin và tham mưu cho lãnh đạo, do đó nhân sự được đào tạo bài bản luôn được các đơn vị tuyển dụng tìm kiếm nhằm giúp tổ chức vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp.
Theo Tiến sĩ Cúc, sự khan hiếm nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực này là thực tế rõ nét khi mỗi năm thị trường lao động Việt Nam thiếu hụt khoảng 21.000 lao động văn phòng. Thống kê từ các đơn vị tuyển dụng lớn như VietnamWorks cho thấy, nhóm nghề hành chính - thư ký, hành chính nhân sự luôn nằm trong số những lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng cao và ổn định. Trong khi đó, số lượng sinh viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành mỗi năm vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của xã hội.
Bước vào kỷ nguyên số và hội nhập quốc tế, tính chất công việc văn phòng cũng đang chuyển dịch từ các hoạt động “bàn giấy” sang mô hình quản trị hiện đại và năng động. Các tổ chức ngày càng ưu tiên tuyển dụng những nhân sự có tư duy hệ thống, am hiểu quản trị văn phòng số, hệ thống ISO và sở hữu các kỹ năng mềm như quản trị sự kiện, quan hệ công chúng. Điều này mở ra lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng, từ vị trí nhân viên, thư ký đến các vị trí quản lý như trưởng phòng hành chính hoặc giám đốc nhân sự với mức thu nhập hấp dẫn.
Trên thực tế, hiện nay ngành Quản trị văn phòng đang được đào tạo ở nhiều cơ sở giáo dục đại học. Tuy nhiên, theo Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc, Học viện Quản lý Giáo dục chú trọng trang bị cho sinh viên nền tảng kiến thức toàn diện, từ lý thuyết quản trị đến các nghiệp vụ chuyên sâu hiện đại.
Sinh viên không chỉ được học các kiến thức về khoa học xã hội, hành chính, pháp luật và kinh tế, mà còn tiếp cận nhiều lĩnh vực quản trị hiện đại như quản trị nhân sự, quản trị chiến lược, quản trị tài chính văn phòng và quản lý dự án. Cũng như được trang bị kiến thức về hệ thống quản trị ISO và quản trị văn phòng số để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công việc trong các tổ chức hiện đại.
Bên cạnh kiến thức chuyên môn, việc rèn luyện kỹ năng nghề cũng được nhà trường chú trọng nhằm giúp sinh viên tự tin bước vào thị trường lao động. Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc cho biết sinh viên được đào tạo các nghiệp vụ hành chính quan trọng như lập kế hoạch, tham mưu tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin, nghiệp vụ thư ký – trợ lý lãnh đạo, lễ tân ngoại giao và quản trị sự kiện. Đồng thời, các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm, quản lý thời gian, tư duy hệ thống, phản biện và sáng tạo cũng được chú trọng phát triển.
Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc - Chủ nhiệm Bộ môn Quản trị văn phòng, Khoa Quản lý, Học viện Quản lý giáo dục. Ảnh: NVCC
Chia sẻ về lợi thế của nhà trường trong đào tạo ngành Quản trị văn phòng, Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc cho biết chương trình được xây dựng trên cơ sở khảo sát nhu cầu thị trường lao động và có sự tham vấn của các chuyên gia, qua đó bảo đảm tính ứng dụng cao và giúp sinh viên nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc sau khi tốt nghiệp.
Bên cạnh đó, Học viện sở hữu đội ngũ giảng viên có trình độ chuyên môn cao, với tỷ lệ giáo sư, phó giáo sư và tiến sĩ lớn, giàu kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực quản trị ở cả khu vực công và tư nhân. Phương pháp giảng dạy chú trọng gắn lý thuyết với thực tiễn, giúp sinh viên phát triển tư duy quản trị và khả năng xử lý công việc.
Hiện nay, Học viện được đầu tư cơ sở vật chất đồng bộ với hệ thống phòng học, thư viện, phòng thực hành máy tính và studio hiện đại, phục vụ hiệu quả cho quá trình học tập và rèn luyện kỹ năng. Mạng lưới liên kết với doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các tổ chức quốc tế ngày càng mở rộng, tạo điều kiện để sinh viên tiếp cận môi trường làm việc thực tế và tìm được việc làm đúng chuyên ngành ngay từ giai đoạn thực tập.
Sinh viên Quản trị văn phòng - Học viện Quản lý giáo dục trong một giờ thực hành Phát triển kỹ năng cá nhân. Ảnh: NVCC
Những tố chất cần có để theo đuổi ngành Quản trị văn phòng
Ngành Quản trị văn phòng đòi hỏi nguồn nhân lực có khả năng tổ chức công việc khoa học, xử lý thông tin hiệu quả và kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Theo đó, người học cần sớm xác định những tố chất phù hợp để có thể theo đuổi và phát triển lâu dài trong lĩnh vực này.
Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc cho biết, Quản trị văn phòng hiện đại là lĩnh vực phù hợp với những người năng động, chuyên nghiệp và có khát vọng trở thành nhân sự nòng cốt đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Để theo đuổi và thành công trong ngành này, người học cần hội tụ một số tố chất đặc thù.
Theo cô, sự cẩn thận, tỉ mỉ, điềm tĩnh và tính kỷ luật trong công việc là những yêu cầu quan trọng. Do thường xuyên làm việc với nhiều đối tượng từ lãnh đạo đến đối tác, khách hàng, người làm công tác quản trị văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt, thái độ hòa nhã và tinh thần phục vụ chuyên nghiệp. Những học sinh có tính cách trầm tĩnh, tận tâm, kiên nhẫn hoặc thận trọng, chính xác thường phù hợp với các vị trí như trợ lý, thư ký hoặc quản trị viên văn phòng. Bên cạnh đó, tư duy tổ chức, khả năng quản lý thời gian và sự nhạy bén trong xử lý thông tin cũng là những yếu tố giúp sinh viên thích ứng với môi trường làm việc năng động.
Để chuẩn bị tốt từ bậc trung học phổ thông, thí sinh cần chú trọng rèn luyện một số năng lực cốt lõi như ngôn ngữ và tư duy logic để nâng cao khả năng diễn đạt, soạn thảo văn bản và giao tiếp. Bên cạnh đó, kỹ năng công nghệ thông tin, ngoại ngữ cùng việc tích cực tham gia các hoạt động đoàn, hội, tổ chức sự kiện sẽ giúp học sinh rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, thuyết trình và khả năng giải quyết vấn đề trong thực tiễn.
Trên thực tế, cơ hội nghề nghiệp của cử nhân ngành Quản trị văn phòng hiện nay khá rộng mở, bởi hầu hết các tổ chức, từ khu vực công đến khu vực tư, từ quy mô nhỏ đến lớn, đều cần bộ máy văn phòng để vận hành. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể đảm nhiệm nhiều vị trí như chuyên viên hành chính, văn thư – lưu trữ, lễ tân, thư ký hoặc trợ lý lãnh đạo tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội và doanh nghiệp.
Đối với những người yêu thích môi trường giáo dục, các vị trí nhân viên tổ chức - hành chính tại trường đại học, cao đẳng, trung học hoặc cơ quan quản lý giáo dục cũng là lựa chọn phù hợp. Bên cạnh đó, với nền tảng kiến thức quản trị, người học có thể phát triển lên các vị trí quản lý như trưởng phòng hành chính (hành chính - nhân sự), giám đốc nhân sự hoặc chuyên viên tư vấn hệ thống văn phòng số tại các doanh nghiệp, tập đoàn.
Sinh viên ngành Quản trị văn phòng đầy tài năng và bản lĩnh tại Hội thi Master Manager lần thứ 2. Ảnh: website Học viện
Để hỗ trợ sinh viên tìm kiếm việc làm sau tốt nghiệp, Học viện Quản lý Giáo dục xác định công tác tư vấn, định hướng nghề nghiệp và hỗ trợ việc làm là nhiệm vụ trọng tâm, nhằm đảm bảo đầu ra chất lượng cho người học. Nhà trường triển khai nhiều hoạt động thiết thực, giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng không chỉ vững chuyên môn mà còn tự tin tiếp cận thị trường lao động.
Cô Cúc thông tin, hoạt động tư vấn hướng nghiệp được thực hiện ngay từ những năm đầu khóa học thông qua các học phần định hướng và khám phá bản thân. Sinh viên được tiếp cận các công cụ như trắc nghiệm tính cách DISC để nhận diện thế mạnh, từ đó xây dựng lộ trình rèn luyện các phẩm chất phù hợp với nghề như sự tận tâm, tính kỷ luật và khả năng thích ứng. Đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm thực tiễn cũng trực tiếp chia sẻ những yêu cầu và xu hướng của thị trường lao động.
Bên cạnh đó, Học viện tích cực mở rộng mạng lưới liên kết với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp để tổ chức các chương trình thực tập cơ sở và thực tập tốt nghiệp. Nhờ được trải nghiệm môi trường làm việc thực tế ngay từ khi còn trên ghế nhà trường, nhiều sinh viên đã tìm được việc làm đúng chuyên ngành trước khi tốt nghiệp.
Ngoài ra, mạng lưới cựu sinh viên cũng được chú trọng phát triển nhằm tăng cường kết nối nghề nghiệp và chia sẻ kinh nghiệm cho sinh viên các khóa sau. Học viện đồng thời triển khai nhiều chương trình học bổng, hỗ trợ chi phí học tập, đặc biệt dành cho sinh viên có hoàn cảnh khó khăn, giúp các em yên tâm học tập và phát triển chuyên môn. Những hoạt động này góp phần tạo nền tảng vững chắc để sinh viên sẵn sàng tham gia thị trường lao động sau khi ra trường.
"Lựa chọn ngành Quản trị văn phòng tại Học viện Quản lý Giáo dục không chỉ là chọn một nghề nghiệp ổn định mà là chọn một lộ trình phát triển bản thân toàn diện trong kỷ nguyên số. Với chương trình đào tạo hiện đại, bám sát nhu cầu thực tiễn cùng sự dẫn dắt của đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, sinh viên sẽ được trang bị đầy đủ "kiến thức tinh - kỹ năng sắc" để trở thành những nhà quản trị năng động và chuyên nghiệp.
Những nỗ lực của Học viện trong việc kết nối đào tạo với thế giới nghề nghiệp chính là bệ phóng vững chắc, giúp các cử nhân tương lai tự tin nắm bắt cơ hội, khẳng định giá trị bản thân và tiến xa trên con đường sự nghiệp tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong và ngoài nước", Tiến sĩ Cúc cho hay.
